Terms of Service
Last updated: 2026
Welcome to SPVIET Retail POS Pro.
These Terms of Service explain the rules for using the website, software features, Facebook/Instagram social connection, Social Inbox, customer care tools, and related retail management functions provided through:
Website: https://vietpos.jp
Contact Email: support@vietpos.jp
By using this website or connecting a Facebook Page, Instagram account, or Meta-related service to SPVIET Retail POS Pro, you agree to these Terms of Service.
1. Service Overview
SPVIET Retail POS Pro is a retail management system that may include features such as:
- Retail product management
- Order management
- Customer care / CRM
- Facebook Page and Instagram readiness connection
- Social Inbox for staff-managed customer messages and comments
- Manual reply tools
- Social order draft and pending order workflow
- Webhook health checks
- Meta App Review readiness tools
The system is designed to support store staff in managing customer interactions and retail operations.
2. Facebook, Instagram and Meta Integration
SPVIET Retail POS Pro may connect with Meta services, including Facebook Page and Instagram-related features, when authorized by the business owner or authorized staff.
The integration may be used to:
- Connect a Facebook Page
- Receive and display Page messages or comments
- Display customer conversations inside Social Inbox
- Allow staff to manually review and respond to customers
- Link social conversations to customer care profiles
- Create draft or pending social orders after staff review
The system does not automatically send bulk messages, spam messages, or unauthorized promotional messages.
The system does not automatically create paid orders, process payments, or reduce inventory stock from Facebook or Instagram interactions without staff approval and proper workflow.
3. User Responsibilities
Users and business administrators are responsible for:
- Providing accurate business information
- Using the system only for lawful business purposes
- Ensuring staff accounts are used by authorized people only
- Protecting login credentials, tokens, and private configuration data
- Complying with Meta Platform Terms, Facebook policies, Instagram policies, and applicable privacy laws
- Obtaining any required customer consent when necessary
- Reviewing messages and orders before taking action
Users must not use the system to:
- Send spam or bulk unsolicited messages
- Harass, mislead, or impersonate others
- Collect customer data without proper reason
- Violate Meta policies or applicable laws
- Upload malicious code or attempt to bypass security
- Use the system for illegal products, fraud, or abusive activity
4. Staff-Managed Manual Reply
Social Inbox and reply functions are intended for staff-managed customer support.
Replies should be sent only when appropriate and in compliance with Meta messaging policies.
The system may include safeguards such as:
- Manual staff confirmation
- Reply window checks
- Duplicate-send protection
- Audit evidence
- Permission checks
Automated or bulk messaging is not the intended use of this service unless such functionality is separately reviewed, approved, and compliant with all applicable policies.
5. Social Order Workflow
SPVIET Retail POS Pro may allow staff to create draft or pending orders from customer conversations.
A social order should be created only after:
- Customer intent is clear
- Product information is checked
- Price and branch information are verified
- Staff confirms the action
- The order workflow is approved according to store rules
Creating a social order does not automatically mean that payment has been completed.
Payment, shipping, inventory, and final order confirmation must follow the store’s normal business process.
6. Data Collection and Use
When a business connects Facebook, Instagram, or related Meta services, SPVIET Retail POS Pro may process data such as:
- Page information
- Conversation IDs
- Customer display names
- Messages or comments sent to the connected Page
- Staff handling status
- CRM link status
- Draft or pending order references
- Webhook event information
- Audit logs for security and operation tracking
Data is used only for retail operation, customer care, order handling, support, and security purposes.
For more information, please read our Privacy Policy:
7. Data Deletion
Users may request deletion or anonymization of data related to Facebook, Instagram, or Social Inbox interactions.
Data deletion instructions are available here:
Some data may be retained when required for legal, accounting, fraud prevention, dispute handling, or security reasons.
8. Third-Party Services
SPVIET Retail POS Pro may work with third-party platforms or services, including but not limited to:
- Meta / Facebook / Instagram
- WordPress
- WooCommerce
- Hosting providers
- Payment providers
- Shipping providers
- Local network devices or printers
Each third-party service may have its own terms, privacy policies, permissions, and technical limitations.
SPVIET Retail POS Pro is not responsible for outages, policy changes, review decisions, API changes, or service limitations caused by third-party platforms.
9. Security
We use reasonable technical and organizational measures to protect configuration data, social connection information, and business operation data.
Business administrators are responsible for:
- Keeping administrator accounts secure
- Limiting access to trusted staff
- Removing access from former employees
- Protecting App Secret, Page Token, API keys, and other private credentials
- Reviewing system logs and permission settings regularly
Sensitive credentials should never be shared publicly.
10. Service Availability
The service may occasionally be unavailable due to:
- Maintenance
- Hosting issues
- Network problems
- WordPress plugin conflicts
- Third-party API changes
- Meta platform review or permission changes
- Security updates
We may update, improve, disable, or change features when necessary for security, compliance, stability, or business operation.
11. Limitation of Liability
SPVIET Retail POS Pro is provided to support business operations, but users are responsible for reviewing and confirming important actions, including messages, orders, payments, inventory, and customer data.
To the maximum extent permitted by law, we are not liable for indirect, incidental, special, or consequential damages, including loss of profits, business interruption, data loss, or third-party platform restrictions.
12. Changes to These Terms
We may update these Terms of Service from time to time.
When updated, the “Last updated” date will be changed.
Continued use of the website or system after changes means you accept the updated Terms.
13. Contact
For questions about these Terms of Service, please contact:
SPVIET Retail POS Pro
Website: https://vietpos.jp
Email: support@vietpos.jp
Điều khoản dịch vụ
Cập nhật lần cuối: 2026
Chào mừng bạn đến với SPVIET Retail POS Pro.
Điều khoản dịch vụ này quy định việc sử dụng website, phần mềm, tính năng kết nối Facebook/Instagram, Social Inbox, chăm sóc khách hàng và các chức năng quản lý bán lẻ tại:
Website: https://vietpos.jp
Email liên hệ: support@vietpos.jp
Khi sử dụng website hoặc kết nối Facebook Page, Instagram hoặc dịch vụ liên quan của Meta với SPVIET Retail POS Pro, bạn đồng ý với các điều khoản này.
1. Tổng quan dịch vụ
SPVIET Retail POS Pro là hệ thống hỗ trợ quản lý bán lẻ, có thể bao gồm:
- Quản lý sản phẩm
- Quản lý đơn hàng
- Chăm sóc khách hàng / CRM
- Kết nối Facebook Page và kiểm tra Instagram
- Social Inbox để nhân viên quản lý tin nhắn, bình luận
- Công cụ trả lời thủ công
- Tạo đơn nháp hoặc đơn chờ xử lý từ tương tác social
- Kiểm tra Webhook Health
- Công cụ chuẩn bị Meta App Review
Hệ thống được thiết kế để hỗ trợ nhân viên cửa hàng quản lý tương tác khách hàng và hoạt động bán lẻ.
2. Kết nối Facebook, Instagram và Meta
SPVIET Retail POS Pro có thể kết nối với các dịch vụ của Meta, bao gồm Facebook Page và Instagram, khi được chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên có quyền cho phép.
Việc kết nối có thể dùng để:
- Kết nối Facebook Page
- Nhận và hiển thị tin nhắn hoặc bình luận của Page
- Hiển thị hội thoại khách hàng trong Social Inbox
- Cho phép nhân viên xem và trả lời khách hàng thủ công
- Liên kết hội thoại social với hồ sơ chăm sóc khách hàng
- Tạo đơn hàng nháp hoặc đơn chờ xử lý sau khi nhân viên kiểm tra
Hệ thống không tự động gửi tin nhắn hàng loạt, tin nhắn rác hoặc tin nhắn quảng cáo trái phép.
Hệ thống không tự động tạo đơn đã thanh toán, không tự động xử lý thanh toán và không tự động trừ kho từ tương tác Facebook/Instagram nếu chưa có bước xác nhận phù hợp của nhân viên.
3. Trách nhiệm của người dùng
Người dùng và quản trị doanh nghiệp có trách nhiệm:
- Cung cấp thông tin kinh doanh chính xác
- Sử dụng hệ thống cho mục đích kinh doanh hợp pháp
- Đảm bảo tài khoản nhân viên chỉ được dùng bởi người được cấp quyền
- Bảo vệ thông tin đăng nhập, token và cấu hình riêng tư
- Tuân thủ điều khoản nền tảng Meta, chính sách Facebook, Instagram và luật bảo mật liên quan
- Có sự đồng ý của khách hàng khi cần thiết
- Kiểm tra tin nhắn và đơn hàng trước khi thực hiện hành động
Người dùng không được sử dụng hệ thống để:
- Gửi spam hoặc tin nhắn hàng loạt không được yêu cầu
- Quấy rối, lừa đảo hoặc giả mạo người khác
- Thu thập dữ liệu khách hàng không có lý do hợp lệ
- Vi phạm chính sách của Meta hoặc pháp luật
- Tải mã độc hoặc cố gắng vượt qua bảo mật
- Sử dụng cho hoạt động gian lận, bất hợp pháp hoặc lạm dụng
4. Trả lời thủ công bởi nhân viên
Social Inbox và chức năng trả lời được thiết kế cho chăm sóc khách hàng bởi nhân viên.
Tin nhắn trả lời chỉ nên được gửi khi phù hợp và tuân thủ chính sách nhắn tin của Meta.
Hệ thống có thể có các lớp bảo vệ như:
- Xác nhận thủ công bởi nhân viên
- Kiểm tra khung thời gian được phép trả lời
- Chống gửi trùng
- Ghi nhận lịch sử thao tác
- Kiểm tra quyền nhân viên
Tự động nhắn tin hoặc gửi hàng loạt không phải là mục đích sử dụng mặc định, trừ khi tính năng đó được kiểm tra, phê duyệt và tuân thủ đầy đủ chính sách liên quan.
5. Quy trình đơn hàng từ Social
SPVIET Retail POS Pro có thể cho phép nhân viên tạo đơn nháp hoặc đơn chờ xử lý từ hội thoại khách hàng.
Đơn social chỉ nên được tạo sau khi:
- Nhu cầu của khách hàng đã rõ
- Thông tin sản phẩm đã được kiểm tra
- Giá bán và chi nhánh đã được xác minh
- Nhân viên xác nhận thao tác
- Quy trình của cửa hàng cho phép
Việc tạo đơn social không đồng nghĩa với việc đơn hàng đã thanh toán.
Thanh toán, giao hàng, tồn kho và xác nhận đơn cuối cùng phải tuân theo quy trình kinh doanh thông thường của cửa hàng.
6. Thu thập và sử dụng dữ liệu
Khi doanh nghiệp kết nối Facebook, Instagram hoặc dịch vụ liên quan của Meta, SPVIET Retail POS Pro có thể xử lý các dữ liệu như:
- Thông tin Page
- ID hội thoại
- Tên hiển thị của khách hàng
- Tin nhắn hoặc bình luận gửi đến Page đã kết nối
- Trạng thái xử lý của nhân viên
- Trạng thái liên kết CRM
- Tham chiếu đơn nháp hoặc đơn chờ xử lý
- Sự kiện webhook
- Nhật ký thao tác phục vụ bảo mật và vận hành
Dữ liệu chỉ được sử dụng cho hoạt động bán lẻ, chăm sóc khách hàng, xử lý đơn hàng, hỗ trợ và bảo mật.
Xem thêm Chính sách quyền riêng tư tại:
7. Xóa dữ liệu
Người dùng có thể yêu cầu xóa hoặc ẩn danh dữ liệu liên quan đến Facebook, Instagram hoặc Social Inbox.
Hướng dẫn xóa dữ liệu có tại:
Một số dữ liệu có thể cần được lưu lại nếu cần thiết cho nghĩa vụ pháp lý, kế toán, chống gian lận, xử lý tranh chấp hoặc bảo mật.
8. Dịch vụ bên thứ ba
SPVIET Retail POS Pro có thể hoạt động cùng các nền tảng hoặc dịch vụ bên thứ ba, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Meta / Facebook / Instagram
- WordPress
- WooCommerce
- Nhà cung cấp hosting
- Nhà cung cấp thanh toán
- Nhà cung cấp vận chuyển
- Thiết bị mạng nội bộ hoặc máy in
Mỗi dịch vụ bên thứ ba có thể có điều khoản, chính sách bảo mật, quyền truy cập và giới hạn kỹ thuật riêng.
SPVIET Retail POS Pro không chịu trách nhiệm đối với sự cố, thay đổi chính sách, quyết định xét duyệt, thay đổi API hoặc giới hạn dịch vụ phát sinh từ nền tảng bên thứ ba.
9. Bảo mật
Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý để bảo vệ dữ liệu cấu hình, thông tin kết nối social và dữ liệu vận hành kinh doanh.
Quản trị doanh nghiệp có trách nhiệm:
- Bảo vệ tài khoản quản trị
- Giới hạn quyền truy cập cho nhân viên phù hợp
- Thu hồi quyền của nhân viên đã nghỉ việc
- Bảo vệ App Secret, Page Token, API key và thông tin nhạy cảm khác
- Kiểm tra nhật ký và quyền hệ thống định kỳ
Thông tin nhạy cảm không được chia sẻ công khai.
10. Tính sẵn sàng của dịch vụ
Dịch vụ có thể tạm thời không khả dụng do:
- Bảo trì
- Sự cố hosting
- Sự cố mạng
- Xung đột plugin WordPress
- Thay đổi API bên thứ ba
- Thay đổi quyền hoặc xét duyệt từ Meta
- Cập nhật bảo mật
Chúng tôi có thể cập nhật, cải thiện, tạm dừng hoặc thay đổi tính năng khi cần thiết cho bảo mật, tuân thủ, ổn định hoặc vận hành kinh doanh.
11. Giới hạn trách nhiệm
SPVIET Retail POS Pro được cung cấp nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh, nhưng người dùng có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận các hành động quan trọng, bao gồm tin nhắn, đơn hàng, thanh toán, tồn kho và dữ liệu khách hàng.
Trong phạm vi pháp luật cho phép, chúng tôi không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại gián tiếp, ngẫu nhiên, đặc biệt hoặc hệ quả, bao gồm mất lợi nhuận, gián đoạn kinh doanh, mất dữ liệu hoặc giới hạn từ nền tảng bên thứ ba.
12. Thay đổi điều khoản
Chúng tôi có thể cập nhật Điều khoản dịch vụ này theo thời gian.
Khi cập nhật, ngày “Cập nhật lần cuối” sẽ được thay đổi.
Việc tiếp tục sử dụng website hoặc hệ thống sau khi điều khoản được cập nhật đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận điều khoản mới.
13. Liên hệ
Nếu có câu hỏi về Điều khoản dịch vụ này, vui lòng liên hệ:
SPVIET Retail POS Pro
Website: https://vietpos.jp
Email: support@vietpos.jp